Pendekatan Lifecycle dalam Manajemen Layanan IT

Peningkatan kualitas layanan IT dewasa ini sangat urgensi mengingat aspek proyek, insiden, perubahan, dan permintaan layanan menjadi masif. Keterjaminan tersebut sangat signifikan apalagi pada bagian keuangan dan manajemen yang langsung di bawah pengawasan Manajemen Layanan IT. Disisi lain, bisnis juga harus berpikir dan serta beroperasi global, sehingga ada peningkatan strata untuk menyesuaikan diri dengan peraturan pemerintah dan standar industri, serta teknologi yang semakin kompleks.

Perusahaan IT harus mampu bereaksi terhadap segala macam krisis; mereka juga harus mempertimbangkan peran strategis mereka dalam organisasi dan melihat IT secara holistik sebagai layanan bisnis yang bernilai tinggi. Bagaimana mereka melakukan itu? Salah satu cara adalah dengan jasa perencanaan dan strategi belakang, pembangunan layanan, peningkatan layanan dan pengembangan serta perbaikan secara terus-menerus.

Langkah-langkah tersebut tercakup dalam Manajemen Layanan IT Service Lifecycle. Manajemen Layanan IT dapat memutuskan layanan penyedianya dan bagaimana proses pengelolaan dapat membantu perusahaan IT secara efektif dan efisien dalam peningkatan layanan. Hal ini sangat signifikan membantu dalam proses bisnis yang selaras dengan dorongan siklus hidup portofolio, sehingga memungkinkan bagi organisasi berbasis pengetahuan untuk mendorong perubahan dan mewujudkan kinerja yang lebih tinggi dan semakin berinovasi. Proses ini merupakan bagian dari kerangka kerja manajemen kinerja yang erat sejalan dengan kerangka Manajemen Layanan IT dan fungsi Pendekatan Lifecycle yang ada didalamnya, oleh karena itu IT Service Portfolio Management harus dimasukkan ke dalam strategi manajemen bisnis secara keseluruhan.

Artikel ini akan membahas tentang Manajemen Layanan IT, Service Lifecycle, manfaat penyedia layanan IT, cara untuk berhasil menerapkan Manajemen Layanan IT, dan apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan Service Lifecycle dalam kerangka kerja manajemen IT yang terintegrasi termasuk manajemen portofolio proyek.

PENDAHULUAN

Tingkatan Manajemen Layanan telah difokuskan pada dunia IT dan kini sangatlah relevan dengan tujuan bisnis modern. Harapan pengguna bisnis untuk lebih berkembang dan mereka sekarang menuntut jaminan layanan yang konsisten untuk pengaplikasian dan layanan utama di seluruh perusahaan. Untuk melakukan hal ini, proses bisnis harus dipetakan ke layanan IT dan komponen infrastruktur yang mendasari hal tersebut dan IT juga harus membuktikan signifikansinya kepada dunia bisnis.

IMPLEMENTASI PENDEKATAN LIFECYCLE

Mungkin para CIO telah merekomendasikan penggunaan Manajemen Layanan IT oleh karena itu Penyedia Layanan IT perlu memastikan adanya dokumentasi yang jelas pada setiap perubahan yang terjadi. Penerapan proses tersebut agaknya tidak serta-merta langsung secara keseluruhan namun secara bertahap; pada kenyataannya, sebagian besar perusahaan pada awalnya hanya menggunakan bagian-bagian yang ingin mereka gunakan saja. Hal ini tidak harus dimulai dengan strategi layanan secara keseluruhan namun mulai dari hal kecil terlebih dahulu dan menambahkan pada apa yang dibutuhkan seiring berjalannya waktu. Hal ini dapat dimulai dengan penambalan lubang-lubang kecil dan perbaikan sistem layanan terlebih dahulu sehingga hasilnya akan lebih nampak bahwa proses ini berjalan dengan baik. Proses Manajemen Layanan IT yang paling umum diterapkan pertama kali adalah Manajemen Insiden, diikuti oleh Service Desk dan Manajemen Perubahan. Pelanggan internal dan eksternal berinteraksi sehari-hari pada tingkat ini dan proses ini memiliki banyak visibilitas dalam bisnis.

Tantangan terbesar untuk implementasi Manajemen Layanan IT adalah kebiasaan. Sangatlah penting untuk menyertakan mitra bisnis dalam tim proyek dan hal ini dapat dimulai dari hierarki atas ke bawah. Dengan memiliki manajemen puncak buy-in, seluruh bisnis memiliki tujuan untuk mengadopsi Manajemen Layanan IT dan untuk mewujudkan suatu perubahan signifikan dalam perusahaan.
Tahap awal selanjutnya adalah mengadakan pelatihan, perencanaan dan strategi pembangunan Manajemen Layanan IT bagi seluruh jajaran operasional. Selanjutnya adalah proses desain dan implementasi, diikuti oleh seleksi peralatan dan implementasi.

MANFAAT SERVICE LIFECYCLE TERHADAP MANAJEMEN LAYANAN IT

Ada banyak manfaat untuk menggunakan Pendekatan Lifecycle dalam Manajemen Layanan IT. Manfaat utama dari implementasi Pendekatan Lifecycle adalah proses standardisasi dan efisiensi. Dengan diperkenalkannya Service Lifecycle di Manajemen Layanan IT, berdasarkan nilai-bisnis laporan dan metrik hal tersebut merupakan bagian terbesar dari Manajemen Layanan IT karena perbaikan akan dilakukan pada Continual Service Improvement (CSI). Dengan CSI, peengumpulan, pengukuran, pengolahan, analisis, evaluasi, pelaporan, dan peningkatan kualitas adalah suatu siklus hidup yang akan terjadi. Gambaran yang jelas tentang Return on Investment (ROI) dapat dibuat di Manajemen Layanan IT serta gambaran lengkap dari operasi tersebut karena aset, kapasitas, dan biaya di seluruh portofolio layanan dapat secara langsung ditelusuri. Dengan gambaran yang lengkap ini dan peningkatan akses visibilitas, CIO akan lebih maksimal dalam mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan.

Semua pemangku kepentingan akan menjadi penentu prioritas layanan karena otoritas dalam segi Service Lifecycle dalam Manajemen Layanan IT akan lebih terstruktur. Hal ini memastikan bahwa pelanggan internal dan eksternal dengan kebutuhan prioritas tertinggi akan mendapatkan layanan utama dan akan ada peningkatan dalam hal penggunaan investasi IT. Harapan untuk transparansi dan reputasi akan lebih baik dalam organisasi karena perbaikan Manajemen Layanan IT selalu dijalankan. Proses ini juga memiliki manfaat dalam kebutuhan lain, yang meliputi kebutuhan umum, aksesibilitas, pelatihan siaga, serta metodologi dan panduan yang komprehensif.

TAHAP SERVICE LIFECYCLE

Manajemen Layanan IT mengambil pendekatan Lifecycle untuk memberikan bimbingan praktek terbaik untuk IT Service Management. Ada lima tahapan dalam Service Lifecycle, yaitu Service Strategy, Service Design, Service Transition, Service Operation, dan Continual Service Improvement.

Service Strategy

Fase Layanan Strategi pada Service Lifecycle memberikan pedoman bagaimana merancang, mengembangkan, dan menerapkan IT Service Management. Professional IT akan memahami bagaimana strategi layanan dapat dikembangkan untuk memberikan bisnis keuntungan yang berbeda di pasar. Selama Layanan Strategi, sebuah organisasi akan menentukan target pasar dan bagaimana membedakan dirinya dari para pesaingnya. Tim manajemen organisasi akan meneliti biaya dan risiko yang terkait dengan Portofolio Layanan dan penggunaan informasi ini dalam operasional pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan efisien. contoh-contoh praktis akan digunakan untuk menggambarkan penilaian dan perencanaan yang terlibat dalam departemen IT kecil, menengah, dan perusahaan-perusahaan besar. Pemilihan strategi yang tepat dapat memberikan pendekatan proaktif dan produktif kepada perusahaan untuk operasi bisnis mereka.

Service Strategy

Fase Layanan Desain pada Service Lifecycle memberikan pedoman bagaimana untuk merancang dan mengembangkan layanan dan proses IT Service Management yang akan mendukung strategi layanan yang sudah dikembangkan. Pada fase ini akan diketahui bagaimana merancang rencana layanan akan mempersiapkan para profesional IT dan pemimpin bisnis untuk mengatasi masalah pelanggan dengan cara yang paling mutakhir.

Service Transition

Tahap Layanan Transisi dari Service Lifecycle akan mengajarkan profesional IT dan rekan bisnis mereka untuk mengelola perubahan dengan cara yang produktif. Layanan Transisi memberikan pedoman bagaimana proses transisi ke layanan baru secara efisien dan efektif dan perubahan operasi secara signifikan tanpa mengganggu layanan atau proses lainnya.

Service Operation

Tahap Layanan Operasi Service Lifecycle memberikan panduan pada aspek praktis sehari-hari operasi bisnis. Tujuannya adalah departemen IT dapat menjaga seluruh proses dapat berjalan lancar, handal, efisien dan efektif khususnya dalam segi biaya. Kegiatan dan proses dalam fase ini memastikan bahwa layanan dikirim ke pelanggan yang telah disepakati sebelumnya dengan meminimalisir gangguan transaksi. Operasi layanan berfokus pada seluruh aspek yang dibawahi oleh penyedia layanan terhadap pelanggan.

Continual Service Improvement

Meskipun tidak ada perubahan dalam suatu organisasi, akan selalu ada ruang untuk pengembangan dan perbaikan dalam layanan IT. penilaian yang terus-menerus adalah kunci untuk memahami di mana perbaikan dapat dilakukan. Pelatihan Service Lifecycle pada Manajemen Layanan IT dapat membantu professional IT mengidentifikasi di mana kemungkinan ini untuk dapat dikembangkan dimasa yang akan datang.

KESIMPULAN

Pembangunan kerangka operasi umum akan membutuhkan konsensus, yang hanya dapat dilakukan dengan pendekatan umum yang menyatukan strategis, keuangan, produk, jasa, operasional, pelanggan, dan persepsi teknis.

Manfaat proses bisnis yang diharapkan dari Service Lifecycle pada Manajemen Layanan IT adalah:

  • Hasil kongkrit yang dapat diprediksi, yang berarti kontrol yang lebih baik dari perubahan, kontrol yang lebih baik dari penyebaran, dan kontrol yang lebih baik dari kebutuhan kapasitas.
  • Efisiensi biaya melalui penyederhanaan pekerjaan yang tidak efisien dan tak terjadwal yang dapat terjadi sewaktu-waktu sehingga masalah ini akan lebih cepat terselesaikan.
  • Pengalokasian sumber daya yang lebih baik karena sumber daya dapat dialokasikan secara efisien untuk pemeliharaan dan dukungan serta peningkatan responsifitas terhadap kebutuhan bisnis

Referensi : ashfordglobalit
Planview and the Service Lifecycle

DANY MOCHTAR
12114537
2KA13

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s